Admin 101: Umzug in Ihr neues Büro

Wenn Sie heute mein Verwaltungsbüro betreten würden, würden Sie eine andere Aufteilung als die eines typischen Fakultätsbüros bemerken. Einige Beispiele:

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Wenn Sie heute mein Verwaltungsbüro betreten würden, würden Sie eine andere Aufteilung als die eines typischen Fakultätsbüros bemerken. Einige Beispiele:

Kurz gesagt, ich habe im Laufe der Jahre als Dekan versucht, mein Büro im Hinblick auf Kollegen und Zusammenarbeit zu gestalten und einzurichten. Mir ist klar, dass ich (im wahrsten Sinne des Wortes) in einer privilegierten Position in einem Staat und an einer Universität sitze, die großzügig Einrichtungen und Ausrüstung für Verwaltung, Forschung und Lehre unterstützt. Mein Punkt hier ist jedoch, dass Sie, wenn Sie Administrator werden – unabhängig von Ihrem Budget – Ihre Denkweise über Ihre Büroräume und andere Dinge ändern müssen, um den öffentlichen Nutzen und die Meinung zu berücksichtigen.

Kürzlich habe ich in der Admin-101-Kolumne darüber geschrieben, was Sie erwartet, wenn Sie sich um Ihr Geschäft kümmern und Ihnen plötzlich eine unvorhergesehene Führungsposition angeboten wird. Während ich den Countdown zu Ihrem ersten Tag in der unerwarteten Aufgabe herunterzähle, habe ich den mentalen Übergang zum „amtierenden“ oder „Interims“-Vorsitzenden, stellvertretenden Dekan, Graduiertendirektor, Dekan oder darüber hinaus untersucht. Kommen wir nun zu den großen und kleinen logistischen Vorbereitungen, die Sie treffen müssen, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.

Übertreiben Sie es nicht mit der Renovierung Ihres Büros. Aus symbolischen und praktischen Gründen sollte eine plötzliche Ernennung einer Führungskraft mit ungewisser Dauer niemals eine Gelegenheit sein, sich bei den Büroausgaben zu verausgaben (obwohl manche Leute das tun). Versuchen Sie, Ihre Einkäufe auf Artikel zu beschränken, die für die Erledigung der Arbeit notwendig sind.

Es kommt aber auch auf die Umstände an.

Nehmen wir an, Sie übernehmen die Leitung einer kleinen Abteilung. Es gibt möglicherweise kein separates Büro für Sie. Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Computer, die Filmplakate und die Kaffeemaschine, die Sie bereits haben, Ihren möglicherweise vorübergehenden Aufgaben gerecht werden. Vielleicht möchten Sie einen zweiten Monitor oder ein paar zusätzliche Stühle kaufen. Aber insgesamt wäre es anmaßend und alarmierend, wenn man einen Innenarchitekten und ein audiovisuelles Überarbeitungsteam hinzuziehen würde.

Anders verhält es sich, wenn Sie Dekan oder Prorektor mit eigentlichem Verwaltungsamt werden. Der vorherige Bewohner der Stelle hat bei der Räumung möglicherweise alles, einschließlich Möbel, mitgenommen. In diesem Fall werden die Leute sicherlich Verständnis dafür haben, wenn Sie genügend Tische, Stühle und Technik installieren möchten, um die Arbeit zu erledigen. Aber selbst dann sollten Sie auf der Seite der Bescheidenheit bleiben; Halten Sie Ihr Bürodesign zurückhaltend und funktional.

Vermeiden Sie es jedoch nicht, aus Gründen des Aussehens das zu kaufen, was Sie brauchen, um im Job erfolgreich zu sein, auch nicht für einen vorübergehenden Auftritt. Akademische Administratoren werden gebeten, die Anforderungen der Mitgliedsgruppen und ihre eigenen Bedürfnisse mit den verfügbaren Mitteln und Ressourcen in Einklang zu bringen. Wenn Sie ganz plötzlich eine neue Führungsposition übernehmen, ist Ihnen möglicherweise nicht bewusst, dass Ihre Fähigkeit, die Aufgabe gut zu erledigen, bestimmte körperliche Voraussetzungen erfordert.

Beispielsweise treffen sich Fakultätsmitglieder in der Regel höchstens mit ein oder zwei Personen in ihren Büros. Als Dekan treffe ich jedoch ständig auf Gruppen unterschiedlicher Größe. Ich habe in meinem Büro einen runden Tisch aufgestellt, der ein intimes Beisammensein von zwei bis vier Personen ermöglicht. Ich habe auch einen längeren Tisch in einem Vorbüro, an dem ich Besprechungen mit bis zu einem Dutzend Personen abhalten kann. Im Laufe der Zeit fügte ich weitere Zubehörteile hinzu, um die Diskussion und Interaktion zu erleichtern, beispielsweise einen eigenen Monitor für jeden Tisch, damit wir Diagramme, Tabellenkalkulationen und Dokumente abrufen konnten. Jetzt, nach Covid, habe ich ein Owl-Video-Audio-System hinzugefügt, das eine vollständige Interaktion mit Online-Teilnehmern ermöglicht.

Denken Sie auch an die kleinen Dinge, die vielleicht nicht selbstverständlich sind, aber Ihre Effizienz und Ihre Gastfreundschaft steigern. Ich halte eine Auswahl an Snacks, Wasser, Tee und Kaffee bereit, um sie Menschen anzubieten, die mich möglicherweise stundenlang besuchen. (Ich nehme an, vor 30 Jahren hatten Dekane in ihren Büros Getränkebars mit Alkoholauswahl, aber das ist heute nicht mehr angemessen – oder möglicherweise sogar legal.)

Die meisten Administratoren richten auch eine Art Schrankraum ein, in dem sie mehrere Kleidungsstücke und Schuhe zum Wechseln aufbewahren. Schließlich müssen Sie möglicherweise plötzlich von der Teilnahme an einem formellen Abendessen zu einer ungezwungenen Veranstaltung übergehen und haben keine Zeit, nach Hause zu gehen und sich umzuziehen.

Sie müssen sich auch auf den Umzug in Ihren digitalen Raum vorbereiten. Von den mehreren hundert E-Mails, die ich täglich erhalte, schätze ich, dass ein Viertel Teil von Transaktions- und formellen Genehmigungsprozessen ist. Bei jedem musste ich entweder eine Schulung absolvieren oder einen Weg finden, mich in ein Campus-Softwaresystem einzuloggen, von dem ich vor meinem Jobantritt nichts wusste. Tatsächlich müssen Sie sich wahrscheinlich vor Beginn Ihrer Arbeit für einige Crashkurse unter anderem über die Budgetgenehmigungs- und Personalverwaltungssysteme Ihrer Institution anmelden.

Ein weiteres häufiges Problem ist die Frage des Datenraums. Als ich plötzlich stellvertretender Dekan für Graduiertenstudien und Forschung wurde, wurde ich von Hunderten von Doktoranden bei Dissertationen, Präsentationen und sogar Videos kopiert. Ich musste meine Abteilung um eine zusätzliche Festplatte bitten, um alle anfallenden Daten unterzubringen. Heutzutage verwendet Ihre Universität wahrscheinlich Cloud-Speichersysteme wie Dropbox oder OneDrive, aber trotzdem müssen Sie möglicherweise mehr Speicherplatz anfordern.

Schließlich kontaktieren Sie als Professor möglicherweise Hunderte von Studenten über Blackboard oder eine Technologie zur Klassenraumverwaltung. Aber in meinem Fall versende ich als Dekan Massen-E-Mails entweder an Tausende von Menschen in unserem Programm oder an Zehntausende Alumni. Ich musste erhöhte Versandkontingente beantragen, damit ich das System nicht überlaste und blockiert werde.

Personalisieren Sie Ihr Büro nicht zu sehr oder zu wenig. Sie möchten nicht den Eindruck erwecken, dass Sie zu sehr (oder zu wenig) zuversichtlich sind, was Ihre Zukunft in der Position angeht.

Lassen Sie mich erzählen, wie ich in kleine Schwierigkeiten geraten bin und durch die Bilder meiner Katzen einen falschen Eindruck vermittelt habe. Als ich meine unerwartete Verwaltungsstelle antrat, hatte ich bereits ein akademisches Büro, aber das Büro des stellvertretenden Dekans war größer und befand sich in einem separaten Gebäude. Ich wusste, dass ich für etwa ein Jahr eine Interimsposition übernehmen würde und war mir nicht sicher, was danach passieren würde. Dennoch wusste ich, dass ich den Großteil meiner Arbeit im zweiten Büro erledigen würde. Warum also nicht mein eigenes machen?

Am Wochenende vor meinem Amtsantritt habe ich mich körperlich, aber auch psychisch eingearbeitet. Ich hängte meine Diplome und Auszeichnungen an die Wand, stapelte meine Bücher und Forschungsarbeiten in den Regalen und überlegte nicht lange, als ich Fotos von meiner Frau, meinen Kindern und Katzen auf meinen Schreibtisch legte.

Gleich am ersten Arbeitstag kam ein hochrangiger Kollege der Fakultät – er war ordentlicher Professor, und ich war damals noch im Rang eines außerordentlichen Mitarbeiters – vorbei, sah sich um, hob eine Augenbraue und machte eine Bemerkung, die mich überraschte und beunruhigte. Es war so etwas wie: „Mein Gott, du übernimmst wirklich das Büro und erwartest, dass du für immer hier bleiben wirst!“ Ich glaube bis heute nicht, dass er böse war. Er sagte das Offensichtliche. Das Büro sah so persönlich aus, dass ich signalisierte, dass es noch viele Jahre lang meins sein würde, obwohl das nie besprochen worden war. (Tatsächlich beschloss ich innerhalb eines Jahres, zu meiner regulären Fakultätstätigkeit zurückzukehren und mich für eine ordentliche Professur zu bewerben, bevor ich Vollzeit in die Verwaltung wechselte.)

Vielleicht war ich nur nervös und habe zu viel über die Situation nachgedacht, aber ich habe anschließend die Anzahl persönlicher Gegenstände (einschließlich Katzenbilder) in meinem Verwaltungsbüro reduziert.

Andererseits können Sie einen ebenso negativen Eindruck hinterlassen, wenn Sie zu leer und nackt wirken. Eine Kollegin, die vorübergehend stellvertretende Dekanin eines Colleges im Nordosten wurde, erzählte mir, dass sie beschlossen habe, das Verwaltungsbüro nicht mit eigenen Gegenständen zu personalisieren. Bald hörte sie von ihrem Dekan: „Sie verletzen Ihre Autorität, indem Sie als vorbeifahrende Beraterin auftreten.“ Sie fügte pflichtbewusst einige Familienfotos und Diplome hinzu.

Es gibt keine perfekte Formel dafür, wie gemütlich oder professionell Ihr neues Büro sein sollte. Am besten achten Sie einfach auf die lokale Kultur und die Eindrücke der Fakultät.

Wie viele Wochen oder Monate auch noch bis zum Beginn dieser neuen Position vergehen, nutzen Sie diese Vorlaufzeit, um sich vorzubereiten, damit Ihr erster Tag im Job keine Überraschung für Sie darstellt, was Ihre physischen Anforderungen angeht, von der Software bis zu Kaffeetassen. Natürlich kann man bei der Arbeit selbst viel lernen, aber es ist immer gut, auf Ratschläge (von Mitarbeitern und Kollegen) zu hören, wie man den Übergang so reibungslos wie möglich gestalten kann. Denken Sie daran, dass das Funktionale auch politisch sein kann.